Volgend artikel

Achtergrond

Toezicht op digitalisering en IT

´De mystiek moet eraf´

5 minuten leestijd

De toekomst is al lang begonnen: de wereld om ons heen verandert in rap tempo. Ontwikkelingen op het terrein van digitalisering en informatietechnologie gaan razendsnel. Corporaties kunnen niet achterblijven. Dat geldt ook voor toezichthouders voor wie de wereld van internet of things en big data nog vaak een olifant in de bestuurskamer is waar ze liever niet aan denken. 

Arnoud Klerkx, digi-commissaris bij ouderenhuisvester Habion en gastdocent aan de opleiding voor commissarissen aan de Erasmus Universiteit, weet als geen ander dat veel toezichthouders worstelen met de olifant in de bestuurskamer: digitalisering en informatietechnologie. ‘Net als bij pensioenen, schuiven velen dat thema voor zich uit. Onbekend maakt onbemind. Maar de noodzaak is hoog om met de wereld van internet of things en big data aan de slag te gaan. De mystiek moet eraf.’

Die boodschap dringt steeds meer door in de corporatiebranche. Niet voor niets is digitalisering en informatievoorziening één van de thema’s van de Vernieuwingsagenda die woningcorporaties samen hebben vastgesteld.

Onbekend maakt onbemind

De Vereniging Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) constateert ook dat er onvoldoende bewustzijn en kennis is onder de leden om met dit complexe thema aan de slag te gaan. De VTW heeft een werkgroep ingesteld, waar onder anderen Arnoud Klerkx deel van uitmaakt (zie kader). De werkgroep werkt aan een (online) handreiking voor commissarissen.

Onzichtbaar
Corporaties kunnen niet achterblijven bij alle digitale ontwikkelingen. Klerkx gebruikt tijdens zijn masterclass een metafoor om dat te illustreren. Ga terug naar de zeventiende eeuw, waar mensen met karren op zandpaden reden. Vier eeuwen verder is het land volgebouwd met snelwegen en stapt iedereen even gemakkelijk in een vliegtuig.

De digitale snelweg ontwikkelt zich in minder dan 10 jaar van een karrespoor naar een snelweg. ‘Die snelheid, dat is bijna niet voor te stellen. Daar komt nog bij dat IT en digitalisering – in tegenstelling tot auto’s en vliegtuigen – onzichtbaar zijn en dus moeilijk te bevatten.’

Blinde vlek
Het is dus niet vreemd dat de wereld van onder meer internet of things, big data, blockchain en 3D-printing voor veel toezichthouders een blinde vlek is. Maar het raakt de RvC’s wel degelijk, benadrukt Klerkx. De digitalisering gaat over kansen en bedreigingen op strategisch niveau en is dus bij uitstek een onderwerp voor een RvC. 

Daarnaast is de RvC ook verantwoordelijk voor de continuïteit van de corporatie die in hoge mate afhankelijk van IT-systemen is geworden. Ook zijn de meeste grote projecten IT-gerelateerd en vragen om goed toezicht op rendement en risico. 

VTW-werkgroep Digitalisering en informatievoorziening

De VTW heeft een werkgroep Digitalisering en informatievoorziening ingesteld. Naast Arnoud Klerkx (onder anderen digi-commissaris bij Habion) en VTW-directeur Albert Kerssies bestaat deze werkgroep uit elf leden. Zij werken onder meer samen aan een (online) handreiking digitalisering voor commissarissen, met onder meer een checklist van vragen die zij aan het bestuur kunnen stellen. 

De VTW organiseert in het najaar een themabijeenkomst over digitalisering. Nadere informatie volgt op de website of neem contact op met Albert Kerssies. 

Geen Uber
Corporaties lopen echter minder risico dan bedrijven die op een disruptieve markt opereren, stelt Klerkx. ‘We kennen het voorbeeld van Uber die de taxibranche heeft opgeschud. In een gereguleerde sector zie ik dat minder snel gebeuren. Maar dat betekent niet dat je als RvC achterover kan leunen. Je wilt bijvoorbeeld niet in het nieuws komen dat de corporatie is gehackt en alle gegevens van huurders op straat liggen.’

Klerkx, zelf sinds juli 2016 digi-commissaris bij ouderenhuisvester Habion, ziet vooral kansen voor corporaties. Klachten verhelpen kan sneller en efficiënter, bijvoorbeeld door een app te gebruiken, waarmee de huurder een klacht kan aanmelden.

Een voorbeeld van internet of things? Sensoren in huis kunnen bijvoorbeeld vaststellen wanneer de kozijnen moeten worden geverfd, op het juiste moment met de minste kosten. Steeds meer data zijn beschikbaar, en die kunnen leiden tot beter onderbouwde beslissingen. ‘Een goede corporatie beslist niet meer op basis van onderbuikgevoel, maar op basis van feiten.’

Ethisch 
De mogelijkheden lijken oneindig, maar de vraag is wél wat binnen de regels is toegestaan en wat ethisch verantwoord is. Klerkx noemt een relevant voorbeeld met sensoren: door continu de bewegingen van een oudere in een woning te volgen, is het mogelijk om met 80 procent zekerheid te voorspellen of deze bewoner binnen twee maanden in het ziekenhuis komt te liggen. Klerkx: ‘Dat roept natuurlijk veel vragen op. Wil je dit wel? Komt de privacy niet in het geding? Als de bewoner instemt, wie betaalt de investering dan? Aan de andere kant: het levert betere zorg op.’

Digi-dashboard
Volgens Klerkx moeten de commissarissen op de eerste plaats inzicht krijgen in de gevolgen van de digitalisering en informatietechnologie, voor de corporatie én de huurder. Hij heeft een digi-dashboard ontwikkeld dat het complexe thema in de bestuurskamer terugbrengt tot vijf elementen: de IT-operatie, IT-risicomanagement, de digitale en IT-strategie, de projecten en – tot slot - kansen en disruptie.

Niet alle corporaties hoeven voorop te lopen met innovatie, stelt hij, maar ze kunnen niet achterblijven. ‘Je kan ook kleine stappen zetten, en leren van wat je hebt gedaan. De RvC moet de organisatie ruimte bieden om fouten te kunnen maken.’

Klerkx vindt bovenal dat iedere commissaris een basiskennis moet hebben over digitalisering en IT en zich moet blijven bijscholen. Daarnaast pleit hij ervoor dat elke RvC een digi-commissaris aanstelt die de expertise in huis heeft. Jongere toezichthouders komen daarvoor volgens hem nadrukkelijk in beeld, mits zij voldoende vlieguren hebben gemaakt om toezicht te kunnen houden. 

‘Zij zijn meer vertrouwd met het thema én kijken vaker met een frisse blik. Wie al ruim 40 jaar werkt, volgt eerder de geijkte paden. Juist bij dit onderwerp als digitalisering en innovatie is het belangrijk om out-of-the-box te denken.’

Vragen stellen
Wel of geen (jonge) digi-commissaris in de RvC? Klerkx heeft nog één advies: zorg ervoor dat het thema op de agenda komt te staan van de bestuurder. ‘Het begint met de juiste vragen stellen. Dan ontdek je snel genoeg hoe de bestuurder reageert en welke actie nodig is.’

Siebe Keulen, lid van de VTW-werkgroep digitalisering

‘Kloof tussen kennis en strategie dichten’


Volgens Siebe Keulen, lid van de VTW-werkgroep Digitalisering en tot 1 juli toezichthouder bij Woonpartners Midden-Holland, is er nog veel onwetendheid bij bestuurders en toezichthouders van corporaties. 

De eerste digitale commissaris is in het bedrijfsleven al gesignaleerd: in plaats van een man of vrouw houdt een computer toezicht, naast de overige leden van de RvC. Siebe Keulen wil maar zeggen: de ontwikkelingen gaan razendsnel. Veel corporaties zijn nog lang niet zover. ‘We moeten de kloof tussen kennis en strategie dichten.’

Al is er veel onwetendheid, steeds meer bestuurders en toezichthouders bij corporaties zien het toenemende belang van het thema digitalisering. Bij Woonpartners ging het vier jaar geleden in de RvC nog over nieuwe software, nu zijn de gevolgen van digitalisering en big data onderdeel van de scenario’s voor de toekomst. Keulen: ‘Daarin staat bijvoorbeeld een afdeling Data-analyse genoemd.’

Bewustzijn
De Europese privacywetgeving AVG – die onder anderen huurders in het digitale tijdperk meer controle moet geven over hun eigen data – heeft geholpen om het bewustzijn van het bestuur en toezichthouders te vergroten. ‘De vraag was of de corporatie AVG-proof is. Dat heeft corporaties gedwongen om goed naar hun data te kijken’, stelt Keulen.

Volgens hem moeten de VTW en Aedes samen optrekken om de kennis te vergroten, de handreiking van de VTW is een goede zet. Zet eerst kleine stappen die passen bij de corporatie die je wil zijn, is zijn devies. ‘Bij veel corporaties gaat het nog om basale ontwikkelingen, zoals de effectiviteit van de digitale dienstverlening verbeteren. Internet of things of geavanceerde data-analyse staat nog veel te ver van veel corporaties af.’

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). De beroepsvereniging behartigt de belangen van en voor ongeveer 1.400 leden die als commissaris toezicht houden bij zo’n 300 woningcorporaties. Verder bevordert de VTW de kwaliteit en de ontwikkeling van het interne toezicht van woningcorporaties.

tekst: lisette vos