Volgend artikel
Aedes-Magazine editie 6-2017

Achtergrond

‘Heen en weer bewegen tussen afstand en nabijheid’

De relatie tussen toezicht en bestuur

6 minuten leestijd

Vertrouwen is het uitgangspunt van Ivone Bergsma (links op de foto) als voorzitter van de raad van commissarissen (RvC) bij GroenWest in Woerden. Directeur-bestuurder Karin Verdooren heeft een open houding naar de RvC. En toch schuurt het af en toe. Hoe geven beiden in de praktijk vorm aan de relatie tussen bestuur en toezicht? ‘Je kan vanuit de RvC wel erg op de controle gaan zitten, maar daar gaat weinig energie van uit.’

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). De beroepsvereniging behartigt de belangen van en voor ongeveer 1.400 leden die als commissaris toezicht houden bij zo’n 300 woningcorporaties. Verder bevordert de VTW de kwaliteit en de ontwikkeling van het interne toezicht van woningcorporaties. Meer informatie op de website van de VTW.

Karin Verdooren, directeur-bestuurder van woningcorporatie GroenWest in Woerden, wil in haar werk scherp blijven. Ambities om toezichthouder te worden heeft ze vooralsnog niet, maar ze volgde wel de leergang voor aankomende commissarissen bij de VTW. ‘Ik wilde meer inzicht in de werkwijze van de raad van commissarissen. Omgaan met risico’s, dat is de rode draad voor toezichthouders. Ik leerde ook dat het voor de RvC lastig is om te weten wat er écht speelt. De commissarissen komen formeel een aantal keer per jaar met de bestuurder bijeen. Zij baseren hun beeld vooral op de beleidstukken van de corporatie. Dat is te beperkt.’

Dilemma’s
Ivone Bergsma, die in 2012 als RvC-voorzitter van GroenWest nauw betrokken was bij de benoeming van Verdooren, heeft als bestuurder aan de andere kant van de tafel gezeten. Zij heeft twintig jaar bestuurservaring, onder meer bij een thuiszorgorganisatie. Sinds 2014 is Bergsma zelfstandig coach. ‘Ik kan de zaak van beide kanten bekijken. Als bestuurder heb ik geleerd waar de vragen vanuit de RvC vandaan kunnen komen. Het is heen en weer bewegen tussen afstand en nabijheid. Als bestuurder voel je aan als de RvC meer naar je toe beweegt. Dat kan betekenen dat de RvC zich onzeker voelt en precies wil weten hoe het zit.’

Ivone Bergsma en Karin Verdooren hebben, net als alle toezichthouders en bestuurders, formeel hun eigen rol en verantwoordelijkheden. De bestuurder bestuurt en de toezichthouder houdt toezicht én is daarnaast werkgever en een klankbord voor het bestuur. Met één doel: dat de corporatie haar missie goed uitvoert. Toch levert intern toezicht dilemma’s in de bestuurskamer op. Met de komst van de huidige Woningwet 2015 zijn de eisen voor intern toezicht strenger geworden. Tegelijkertijd gaat goed toezicht verder dan het afvinken van regels en afspraken. Hoe pakt dit in de praktijk uit voor de relatie tussen bestuur en toezicht?

Vertrouwen, geen blind vertrouwen
Volgens RvC-voorzitter Ivone Bergsma is de relatie tussen bestuur en toezicht vooral gebaseerd op vertrouwen. ‘Ik geef de bestuurder ruimte om zich te ontwikkelen en zijn of haar verantwoordelijkheden te pakken. De toegevoegde waarde van toezicht is dat je de positie van de bestuurder versterkt. En daarmee de organisatie. Je kan vanuit de RvC wel erg op de controle gaan zitten, maar daar gaat weinig energie van uit. Vertrouwen is echter geen blind vertrouwen. Het gaat vaak om de manier waarop. Als een doel niet is gehaald, vraag ik niet waarom heb je het niet gehaald. Ik vraag wel: hoe komt het dat dit doel niet is bereikt?’

Met de kennis die directeur-bestuurder Karin Verdooren heeft opgedaan tijdens de VTW-leergang besloot zij om de RvC met een open houding tegemoet te treden. ‘Je hebt de formele wegen, zoals zes keer per jaar een bijeenkomst en de rapportages. Maar ik faciliteer en stimuleer ook dat de commissarissen toegang hebben tot alle informatie die zij nodig hebben. Als een RvC-lid toelichting wil vragen bij een manager in de organisatie, dan krijgt hij of zij alle ruimte. Daarnaast nodig ik de RvC uit voor activiteiten van GroenWest, zoals de kerstbijeenkomst of de jaarlijkse excursie. Of de RvC loopt mee met de jaarlijkse gesprekken die we met onze huurdersorganisaties en andere belanghouders hebben.’

Maandelijks gesprek: één op één
Verdooren en Bergsma spreken elkaar daarnaast elke maand één op één, een idee van de RvC-voorzitter. Bergsma: ‘We hebben de tijd om dan iets dieper op zaken in te gaan. Ik heb dan ook een coachende rol. Ik vraag hoe het gaat met Karin als bestuurder én als mens. Hoe zij scherp blijft in haar rol als bestuurder. Ik vind het ook belangrijk om samen met de bestuurder de regie te houden op het besluitvormingsproces van de RvC. We stemmen onderwerpen die spelen niet inhoudelijk af in ons overleg. We nemen bijvoorbeeld wel de agenda van de volgende RvC-vergadering door.

GROENWEST

GroenWest is een woningcorporatie met circa 12.000 woningen in de gemeenten De Ronde Venen, Montfoort, Utrecht (Vleuten-De Meern, Haarzuilens en Leidsche Rijn) en Woerden. Karin Verdooren is in 2012 tot directeur-bestuurder van GroenWest benoemd. Ivone Bergsma is naast RvC-voorzitter bij GroenWest (sinds 2010) ook vicevoorzitter van de RvC bij corporatie De Kernen in Hedel.

Verdooren, die bij GroenWest voor het eerst als directeur-bestuurder werkt, vindt de maandelijkse gesprekken prettig. ‘Er is vertrouwen over en weer. We hebben bij GroenWest een forse reorganisatie doorgevoerd. Dan heb je te maken met veel partijen, zoals de ondernemingsraad en de vakbond. Dan is het prettig om een klankbord te hebben en de strategie te bespreken. Maar de formele rol blijft uiteraard altijd. Ook vanuit de RvC kwam de kritische vraag of de reorganisatie niet te ver ging.’

Rugdekking
Volgens RvC-voorzitter Bergsma zijn de gesprekken over de reorganisatie op het scherpst van de snede gevoerd. ‘De RvC als geheel was kritisch. Er zijn verschillende vergaderingen overheen gegaan, voordat we een besluit namen. Maar als we als RvC éénmaal het besluit hebben genomen, vind ik ook dat we de directeur-bestuurder volledige rugdekking moeten geven om de reorganisatie tot een goed einde te brengen.’

Verdooren ervaart in de praktijk dat de RvC-voorzitter óók haar formele rol pakt. Als zij het gevoel heeft dat Bergsma of een commissaris te veel op de stoel van de bestuurder gaat zitten, maakt zij dat bespreekbaar. ‘Ik heb na de parlementaire enquête woningcorporaties en de komst van de Woningwet een zekere verkramping gevoeld. De RvC ging meer op de dossiers zitten, de commissarissen wilden niets over het hoofd zien. Dat was niet altijd even fijn. Al begrijp ik ook dat zij willen doorvragen om de gevolgen te kunnen overzien. Dat was een onderwerp tijdens ons maandelijkse gesprek.’

Bergsma: ‘We kijken samen altijd terug op de vorige vergadering. De agenda van de formele bijeenkomsten zit altijd redelijk vol, er gebeurt van alles. Het is goed om daar even bij stil te staan. Wat we hebben uitgesproken, kunnen we meenemen voor de volgende vergadering.’

Steentje in de schoen
Directeur-bestuurder Verdooren noemt een voorbeeld: het zogeheten ketengericht werken in het onderhoud van woningen, in samenwerking met partners die het onderhoud uitvoeren. Vanuit de RvC bleven de vragen maar komen over deze nieuwe aanpak. ‘De vragen waren bovendien erg op het detail en de uitvoering gericht. Dat was een steentje in mijn schoen. En ik denk voor de RvC ook. Ik heb toen besloten om een themabijeenkomst te organiseren over onze aanpak. De manager Wonen & Vastgoed van GroenWest gaf een toelichting. En ik heb de RvC aangemoedigd om met een van onze onderhoudspartners zelf te gaan praten.’

Foto: Rob ter Bekke

RvC-voorzitter Ivone Bergsma (staand): ‘Als je te dichtbij komt dan merk je dat vanzelf’

Volgens RvC-voorzitter Bergsma is de kritische houding niet zonder reden. Het gaat in het onderhoud van sociale huurwoningen om grote bedragen en de RvC wil toezicht kunnen houden op de rol van de onderhoudspartners. ‘Daar waren we als RvC enigszins zenuwachtig over. Ik vind het heel positief dat Karin dit signaal als bestuurder heeft opgepikt. De themabijeenkomst was zeer verhelderend. Dit proces heeft zo moeten lopen. Voor GroenWest blijft de vernieuwende aanpak een spannende ontwikkeling. Voorlopig houden we als toezichthouder vinger aan de pols. Er is veel geld mee gemoeid, en we zijn ons bewust van de mogelijke risico’s.’

Dezelfde kennis
Volgens Verdooren is het van groot belang dat de RvC op belangrijke dossiers over voldoende kennis beschikt. ‘Met onze aanpak in het onderhoud lopen we voorop. Het is nog geen gemeengoed bij corporaties. Ik denk dat daar de onzekerheid bij de RvC deels vandaan komt. Onze organisatie heeft meestal een voorsprong in kennis. Juist daarom is het belangrijk dat de RvC toegang heeft tot de relevante informatie. Dan kunnen we daarna ieder onze eigen afweging maken.’

Bergsma heeft in de loop der jaren geleerd dat een toezichthouder alle vragen kan stellen. ‘Je moet weten wat er speelt. Als je te dichtbij komt, dan merk je dat vanzelf. En dan kan je het dáár met de bestuurder over hebben.’ Volgens Bergsma is toezicht houden mensenwerk. ‘De basis van een goede relatie tussen bestuur en toezicht is vertrouwen. Daarbij is het de kunst om lastige gesprekken te voeren, als dat nodig is. Wat je in ieder geval moet voorkomen is dat een vervelende boodschap voor de bestuurder uit de lucht komt vallen. Zoiets mag nooit als een verrassing komen.’ 

DIALOOGSESSIES BESTUUR EN TOEZICHT

De relatie tussen bestuur en toezicht komt uitvoerig aan de orde in februari 2018 in drie dialoogsessies voor bestuurders en commissarissen die de VTW, Aedes en de Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningcorporaties (NVBW) houden. Daar gaat het om de vraag of er in die relatie ruimte is voor wederzijds vertrouwen en een goed gesprek. De deelnemers bespreken een concrete case onder begeleiding van Naomi Ellemers (hoogleraar Sociale Psychologie en winnaar van de Spinozaprijs) en Peter Paul Leutscher (gedragsconsultant en specialist in risicomanagement). Het debat zal zich toespitsen op het ‘waarom’ van de ene of de andere beslissing en of er een gezamenlijk beeld bij bestuur en toezicht is over de risicobereidheid.

tekst: lisette vos