Volgend artikel

Achtergrond

De dubbele pet van de bestuurssecretaris

Van notulist tot bewaker governance

7 minuten leestijd

Goed toezicht verdient goede ondersteuning luidt de titel van de VTW-masterclass voor de bestuurssecretaris. De eisen aan intern toezicht zijn verscherpt. Dus wordt er ook meer gevraagd van de secretaris, vertelt docent Joost Kramer. Zeker nu die – naast de bestuurder – ook de raad van commissarissen ondersteunt. Wat voor dilemma’s komen bestuurssecretarissen Carin Bruil en Xandra Tromp in die dubbelrol tegen? 

DOCENT JOOST KRAMER

‘Niet elke bestuurssecretaris vindt het gemakkelijk om zijn of haar grenzen aan te geven’

De functietitel bestuurssecretaris dekt in veel gevallen niet meer de lading. Anno 2019 ondersteunt hij of zij in verreweg de meeste gevallen niet alleen de bestuurder van de corporatie, maar ook de raad van commissarissen (RvC). Dat maakt dat de bestuurssecretaris een bijzondere positie in de corporatie inneemt. ‘Je dient in feite twee heren’, stelt Joost Kramer.

Fotograaf: Rob ter Bekke

Kramer, zelfstandig adviseur voor bestuur en toezicht in de semipublieke sector, geeft in opdracht van de VTW de masterclass Goed toezicht verdient goede ondersteuning. Hij constateert dat de functie van bestuurssecretaris niet in beton is gegoten.

Corporaties, van klein tot groot, geven ieder hun eigen invulling aan de ondersteuning van de bestuurder en de RvC. En met de wisseling van de wacht – als een nieuwe bestuurder of RvC-voorzitter aantreedt – kan die invulling weer anders worden.

Meer regels
Als ondersteuner van de RvC draagt de bestuurssecretaris steeds meer verantwoordelijkheid. De functie gaat verder dan het beheer van de agenda en de notulen alleen. Als bewaker van governance moet hij of zij ervoor zorgen dat de raad het goede parcours volgt, zoals vastgelegd in de Woningwet en de Governancecode. 

‘De eisen aan intern toezicht zijn verscherpt, de RvC’s moeten aan meer regels voldoen. Sommige RvC’s leggen die verantwoordelijkheid steeds vaker op het bordje van de bestuurssecretaris.’

Procedurefout
Als de RvC niet op de juiste manier het parcours aflegt, kunnen volgens Kramer de gevolgen groot zijn. Hij verwijst naar een recente uitspraak tijdens een kort geding over het ontslag van een bestuurder van een corporatie door de RvC.

De rechter schorste het ontslag, omdat de RvC niet de juiste procedure had gevolgd: er waren tijdens het besluit tot ontslag maar drie commissarissen aanwezig, en niet – zoals verplicht – de complete raad. ‘De vraag is wie intern voor deze procedurefout verantwoordelijk is.’

INTERESSE IN DEZE MASTERCLASS VOOR BESTUURSSECRETARISSEN?

Lees meer over deze VTW-masterclass in samenwerking met Aedes: Goed toezicht verdient goede ondersteuning

Volgens Kramer is niet altijd duidelijk wat de RvC van de bestuurssecretaris verwacht. ‘Het gevaar bestaat dat de ondersteuner de zwartepiet krijgt toegespeeld, als het niet goed gaat.’ Kramer adviseert de bestuurssecretaris het gesprek aan te gaan met de RvC als niet helemaal duidelijk is wat er van hem of haar wordt verwacht.

‘Ondersteuners zijn vaak loyale mensen. Niet iedereen in die functie vindt het gemakkelijk om zijn of haar grenzen aan te geven. Ik doe het er wel even bij, is al snel de reactie als de raad iets vraagt. Maar het kan lastig worden als de RvC meer verwacht dan volgens de bestuurssecretaris is afgesproken. Dan ontstaat er ruis. Dat moet je voorkomen.’

Dubbele pet
Als ondersteuner van de bestuurder én de RvC heeft de bestuurssecretaris ook een dubbele pet op. In de meeste gevallen gaat dat goed, maar de bestuurssecretaris kan in een loyaliteitsconflict terecht komen, stelt Kramer. ‘Als het erom spant, en er moet worden ingegrepen, gaat de RvC in de vijfde versnelling. Juist dan heeft de raad extra behoefte aan ondersteuning. Terwijl de bestuurssecretaris er ook voor de bestuurder moet zijn. Dat is een paradox.’

Kramer heeft – tot slot – nog een boodschap aan elke RvC. ‘Koester het werk van de bestuurssecretaris. Niet iedere RvC realiseert zich hoeveel werk hij of zij voor de raad verzet.’

Carin Bruil, bestuurssecretaris Woningbedrijf Velsen

‘Ik ben de ogen in het achterhoofd van de bestuurder en de RvC’

Carin Bruil is sinds januari 2008 bestuurssecretaris bij Woningbedrijf Velsen en leidinggevende van de afdeling Bestuur Beleid & Communicatie. Daarvoor werkte ze als interimmanager bij Woningbedrijf Velsen, in die functie werkte ze nauw samen met de toenmalige bestuurder. Ze herinnert zich dat ze de eerste RvC-vergadering als notulist bijwoonde. ‘Ik besefte dat ik namens de RvC aanwezig was, en niet voor de bestuurder. In die rol heb je een andere pet op.’

Fotograaf: Rob ter Bekke

Bruil is in de afgelopen tien jaar door de wol geverfd in haar dubbelrol als bestuurssecretaris, waarin ze als verbindingsofficier zowel de bestuurder als de RvC ondersteunt. Bruil, afgestudeerd aan de hbo-opleiding Toegepaste huishoudwetenschappen, houdt als spin in het web het overzicht.

Ogen in het achterhoofd
Bij de inhoudelijke agendapunten legt zij de verbinding met relevante documenten, zoals het strategisch beleid, de statuten, de Woningwet en de Governancecode. ‘Ik ben de ogen in het achterhoofd van de bestuurder en de RvC.’

Ze ziet en hoort veel tijdens de RvC-vergaderingen. Als ze het nodig vindt, spreekt ze informeel even met de RvC-voorzitter of een commissaris. ‘Soms merk je dat iets tijdens een RvC-vergadering niet besproken wordt, terwijl het volgens mij wel relevant is.’

Koninklijke weg
Bruil deelt haar ervaringen en dilemma’s tijdens de VTW-masterclass Goed toezicht verdient goede ondersteuning. Dilemma’s, klein of groot, elke bestuurssecretaris heeft er mee te maken.

‘Wat doe je als een bestuurder tijdens de RvC-vergadering iets niet zegt, wat hij jou eerder heeft verteld en relevant is? Zelf schat ik in of hij het per ongeluk of bewust voor zich houdt. In het eerste geval zou ik mijn vinger opsteken. In het tweede geval zou ik de bestuurder, na afloop, wijzen op zijn verantwoordelijkheid. Ik ben een open boek, maar volg altijd de koninklijke weg.’

‘Ik doe mijn werk alleen, daarom zit ik voor intervisie in een netwerk van andere bestuurssecretarissen’

Bruil vindt het mooie aan haar werk dat ze verbindingen legt. Dat kan ze goed en vindt ze leuk. Toch heeft haar functie een keerzijde: ze opereert alleen in de organisatie. ‘Ja, hartstikke alleen’, lacht ze.

‘Ik heb een netwerk met zeven andere bestuurssecretarissen, drie tot vier keer per jaar komen we bij elkaar. Voor intervisie. Ook in een App-groepje bespreken we onze dilemma’s en sparren we met elkaar. Het is soms hard werken om dicht bij jezelf te blijven. Dan is het fijn dat je buiten de organisatie een klankbord hebt.’

Zelfevaluatie
Goed toezicht verdient goede ondersteuning, daar sluit Bruil zich volledig bij aan. Zo heeft ze niet alleen de zelfevaluatie, uitgevoerd door een externe begeleider, mee voorbereid. Bruil was als bestuurssecretaris onderdeel van de zelfevaluatie. ‘Iedereen heeft zijn of haar rol in het team. Ik ook. Tijdens de zelfevaluatie is het moment om elkaar aan te spreken op het functioneren. Dat anderen vinden dat ik mijn werk goed doe, bevestigt mijn positie. Dat is heel fijn.’

Xandra Tromp, manager Bestuurszaken deltaWonen in Zwolle

‘Als bestuurssecretaris zorg ik ervoor dat anderen hun werk goed kunnen doen’

Als manager Bestuurszaken, ondersteunt Xandra Tromp de bestuurder en de RvC van corporatie deltaWonen in Zwolle. Daarnaast geeft ze leiding aan de afdelingen Marketing en Communicatie, Juridische Zaken, HRM en Facilitaire Zaken/Huisvesting. Haar werk verricht Xandra Tromp achter de schermen. En die rol past bij haar. ‘Ik heb de hogere hotelschool gevolgd. In een hotel doe je alles om de gasten het naar de zin te maken. Bij de corporatie zorg ik ervoor dat anderen hun werk goed kunnen doen. Ik hoef zelf niet op een voetstuk te staan.’ Tien jaar geleden was de functie van secretaris van bestuurder en de RvC nog nieuw.

Foto: deltaWonen

Voor Tromp was het in het begin zoeken naar de invulling van haar dubbelrol. Die rol ligt niet vast. ‘Je ondersteunt het bestuur én het toezicht, daarin moet je je plek vinden. Je groeit wel in je rol. Maar als de setting verandert, bijvoorbeeld als nieuwe commissarissen andere ideeën hebben, dan moet je als secretaris flexibel zijn’, aldus Tromp die de masterclass Goed toezicht verdient goede ondersteuning heeft gevolgd.

Scherpte
Als manager Bestuurszaken staat Tromp er niet alleen voor. Ze heeft een team van experts om zich heen die haar ondersteunen in haar rol als secretaris. Zo bewaakt de jurist het juridische kader en/of bijvoorbeeld de regels van de Governancecode worden gevolgd.

‘Samen zoeken we de scherpte op, ook in het proces. Een jurist wil een agendapunt voor de RvC vaak dichttimmeren. Maar een complex juridisch stuk van acht kantjes komt de besluitvorming niet altijd ten goede. Ik bespreek dan met de jurist hoe we de tekst op inhoud terug kunnen brengen tot bijvoorbeeld vier kantjes.’

‘Een complex juridisch stuk van acht kantjes komt de besluitvorming niet altijd ten goede’

De raad van commissarissen van deltaWonen leunt niet alleen op de secretaris als bewaker van de governance, stelt Tromp. ‘De RvC bestaat uit relatief jonge commissarissen die zich graag vastbijten in de materie. Je kan als RvC kiezen voor de gemakkelijke weg en alles bij de secretaris neerleggen. Deze RvC wil zelf precies weten hoe het zit en houdt de vinger aan de pols.’

Grijs gebied
Zo neemt de RvC de taak om in dialoog te gaan met belanghebbenden, zoals opgenomen in de Governancecode, zeer serieus. ‘Mijn rol is om dat te faciliteren. Maar de vraag is wél hoe je in gesprek gaat met belanghebbenden. Daar moet je goed over nadenken.

Het gevaar bestaat dat je als toezichthouder op de stoel van de bestuurder gaat zitten. Er is een grijs gebied. Is het de rol van de bestuurder of de RvC? Het goede gesprek tussen RvC en bestuur is dan van belang.’

Afstand
In haar functie bij deltaWonen heeft Tromp contacten van hoog tot laag in de organisatie, en legt ze verbindingen. Dat maakt haar werk ook boeiend. ‘Voor veel collega’s in de organisatie staat de RvC op afstand. Zij hebben niet altijd een beeld bij wat de raad doet.

Begrijpelijk: de commissarissen komen een paar keer per jaar bij elkaar en werken buiten de organisatie. Door bijvoorbeeld een lunch met medewerkers te organiseren, leggen we de verbinding. En dat niet alleen: op die manier creëren we draagvlak bij de RvC en bij de organisatie.’ 

INTERESSE IN DEZE MASTERCLASS VOOR BESTUURSSECRETARISSEN?

Lees meer over deze VTW-masterclass in samenwerking met Aedes: Goed toezicht verdient goede ondersteuning

tekst: lisette vos