Volgend artikel

Achtergrond

Opdrachtgeverschap in bestuurskamer op de agenda

‘Samenwerking met leveranciers steeds urgenter’

5 minuten leestijd

Margriet Drijver, corporatiebestuurder, en Emile Spek, directeur Huisvesting bij het Amsterdamse ziekenhuis AMC en toezichthouder bij corporatie De Key, zijn op een missie: elke RvC moet professioneel opdrachtgeverschap op de agenda zetten. Of het nu gaat om onderhoud of duurzame innovaties. ‘Samenwerking met leveranciers wordt steeds urgenter.’

Corporaties werken nauw samen met lokale belanghouders aan vitale en leefbare wijken. Dat gaat vaak om complexe vraagstukken, van zorg voor ouderen tot overlast in de wijk, maar corporaties en partners weten elkaar over en weer doorgaans wél te vinden.

Hoe anders is de relatie met andere belangrijke partners van de corporatie: leveranciers in de bouw en onderhoud. Volgens Margriet Drijver, corporatiebestuurder, ontbreekt vaak de verbinding met bouwbedrijven. ‘Veel corporaties hebben meer affiniteit met wonen dan met stenen. Daarmee laten we kansen liggen.’

Faalkosten en risico’s
Opdrachtgeverschap – alles wat je een ander uit laat voeren voor het realiseren van je doelen – staat niet vanzelfsprekend op de agenda van het bestuur én de toezichthouders. In de bestuurskamer is professioneel opdrachtgeverschap nauwelijks onderwerp van gesprek, stelt Drijver, terwijl er alle reden is om het er juist wél over te hebben.

‘Opdrachten voor onder meer bouw en onderhoud gaan over enorme bedragen, ze gaan met faalkosten gepaard én er kleven risico’s aan. Bovendien kunnen bouwbedrijven dichtbij de huurders staan, zij spelen een grote rol in de klantentevredenheid.’

Foto: Ferdy Damman

Inspireren
Volgens Emile Spek, directeur Huisvesting van het AMC en toezichthouder bij De Key, zijn commissarissen zich nog te weinig bewust van het belang van professioneel opdrachtgeverschap. Samen met Drijver geeft hij workshops om VTW-leden te inspireren het goede gesprek aan te gaan met de bestuurder. 

‘Als RvC stap je al snel in de valkuil van de inhoud, en stel je vragen over het rendement of de overschrijding van een bouwproject. Maar de commissaris moet juist fundamentele vragen stellen. Vraag de bestuurder naar zijn visie op opdrachtgeverschap, waarom de corporatie met welke leveranciers werkt, hoe de organisatie daarop is ingericht en welke risico’s er spelen.’

Meedenken aan de voorkant
Drijver stelt dat de RvC tijdens de hele cyclus kritisch mee moet kijken, ook als de begroting en de jaarrekening op de agenda staan. ‘Het komt nog te vaak voor dat de bestuurder stelt dat we nú een besluit over een bouwproject moeten nemen, omdat het bouwbedrijf al klaar staat.’

‘Je moet als RvC aan de voorkant meedenken, op het moment dat nog niet alles is uit onderhandeld, én de bouwplannen in samenhang bekijken. Vraag ook dóór op het beschikbare budget voor onderhoud. Want onderhoud is niet altijd goed te plannen. En het is een enorme kostenpost, vele malen hoger dan een investeringsbesluit voor een bouwproject.’

VTW-workshop opdrachtgeverschap voor commissarissen

Margriet Drijver en Emile Spek geven samen de VTW-workshop over opdrachtgeverschap. Zij bieden toezichthouders inspiratie om het goede gesprek te voeren met de bestuurder. Tijdens de workshop is er veel ruimte om ervaringen en dilemma’s te delen. De eerstvolgende bijeenkomst is op vrijdag 4 oktober 2019 in Den Bosch.

Kijk voor meer informatie op: www.vtw.nl/agenda/

Experimenteren
Volgens Drijver moet er daarnaast meer ruimte zijn om te experimenteren met opdrachtgeverschap in de bouw. Ketensamenwerking – hoe geef je op een efficiënte manier invulling aan de relatie met je leveranciers – leidt volgens haar tot betere kwaliteit. En: minder kosten.

‘Maar dan moet je eerst stappen zetten om daar te komen. Voorbeeld? Een corporatie die het toezicht op de kwaliteit van de bouw bij het bouwbedrijf legt. Of medewerkers van een bouwbedrijf die bewoners ondervragen over terugkeer bij renovatie, in plaats van eigen woonconsulenten. Vraag naar de visie van de bestuurder en geef ruimte aan die experimenten.’

Met de maakindustrie samen
Professioneel opdrachtgeverschap gaat niet alleen meer over de traditionele bouw en onderhoud van woningen. Actuele thema’s, zoals duurzaamheid en digitalisering, zijn minstens zo belangrijk. Volgens Drijver groeit de urgentie om samen met leveranciers aan innovatieve oplossingen te werken.

‘Bij daken vervangen weet elke corporatie wel hoe het werkt. Voor verduurzaming van woningen zijn innovatieve oplossingen nodig die nog niet gangbaar zijn. Moeten of kunnen we woningen wel of niet op het warmtenet aansluiten? Als corporatie red je het niet alleen als je deskundigheid daar niet ligt. Je moet dan samen met de maakindustrie aan de slag.’

Foto: Ferdy Damman

Dat geldt ook voor digitalisering en informatietechnologie, stelt Drijver. ‘Corporaties hebben vaak de deskundigheid niet om een goede opdracht te geven. Ze weten onvoldoende waar ze het over hebben. Daardoor gaat er vaak veel geld verloren. Net als met bouwbedrijven moeten corporaties een relatie opbouwen met de IT-leveranciers, om samen tot een goede oplossing te komen.’

Volgens Spek moeten corporaties wél op sectorniveau zoveel mogelijk samen optrekken om niet steeds zelf het wiel opnieuw uit te hoeven vinden, of het nu om digitalisering of duurzaamheid gaat. Zo heeft Aedes bijvoorbeeld de Routekaart CO2-neutraal 2050 ontwikkeld (óók voor de RvC).

‘Dit kompas is de basis waar de corporatie mee aan de slag kan om woningen te verduurzamen. De lokale situatie is niet overal gelijk, dat is zeker waar, maar er zijn ook veel overeenkomsten in de aanpak. Je kan veel leren van ervaringen van andere corporaties. Ook daar kunnen de commissarissen naar vragen.’

VTW-Handreiking Opdrachtgeverschap

De vernieuwde Handreiking Opdrachtgeverschap van de VTW is beschikbaar. Deze handreiking is mede geschreven door Margriet Drijver en Emile Spek. Ook hoogleraar Marleen Hermans van de TU Delft heeft haar medewerking verleend. De handreiking is geactualiseerd en uitgebreid met de thema’s duurzaamheid en digitalisering/informatietechnologie.

Dilemma’s
Stap één is dat het thema opdrachtgeverschap tijdens de RvC-vergadering op de agenda staat, zeggen Drijver en Spek, net als betaalbaarheid en beschikbaarheid. Tijdens de VTW-workshops bespreken zij samen met toezichthouders ‘best practices’ en dilemma’s. Spek merkt waardering voor die gesprekken – die aansluiten op de VTW-beweging Toezicht met Passie.

‘Het is goed, én ook interessant, om de tijd te nemen om het andere gesprek te voeren. Hoe geef je opdrachtgeverschap in de praktijk handen en voeten? Hoe houd je als RvC de balans tussen vertrouwen en controle? Zo’n gesprek voer je niet altijd op een goede manier als het spannend wordt in de bestuurskamer.’

‘Hoe geef je als toezichthouder zelf vorm aan opdrachtgeverschap? Als je dáár vragen over stelt, kom je vaak tot nieuwe inzichten’

Opdrachtgeverschap bespreekbaar maken is echter niet altijd eenvoudig, volgens Spek. ‘Je moet een lastig gesprek kunnen voeren, als dat nodig is. Kritische vragen kunnen worden opgevat als teken van wantrouwen. Maar het is je rol als commissaris om dóór te vragen wanneer nodig.’

Volgens Spek zijn toezichthouders in een enkel geval zelf opdrachtgever, bijvoorbeeld als ze een accountant werven. Dat besef helpt ook om na te denken over de eigen rol. ‘Hoe geef je als toezichthouder zelf vorm aan opdrachtgeverschap? Als je dáár vragen over stelt, kom je vaak tot nieuwe inzichten.’

Ambitie
Spek en Drijver hebben inmiddels tegen de 100 commissarissen bereikt met de workshop over opdrachtgeverschap, maar ze zijn nog niet klaar met hun missie. ‘We hebben de ambitie om van elke corporatie minstens één commissaris in de workshop mee te krijgen. Zij kunnen het bewustzijn bij de andere RvC-leden overbrengen. We staan samen voor dezelfde opdracht.’

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). De beroepsvereniging behartigt de belangen van en voor ongeveer 1.400 leden die als commissaris toezicht houden bij zo’n 300 woningcorporaties. Verder bevordert de VTW de kwaliteit en de ontwikkeling van het interne toezicht van woningcorporaties.

tekst: lisette vos, foto: ferdy damman