Volgend artikel

Achtergrond

SOMS SCHUURT HET

De wet en verantwoord handelen

6 minuten leestijd

Hoe zorgen woningcorporaties ervoor dat ze werken in overeenstemming met wet- en regelgeving? Dat medewerkers integer en verantwoord handelen? Aedes ontwikkelde samen met corporatiemedewerkers de Leergang Compliance. Hoe regel je compliance bij een corporatie? We stellen de vraag aan deelnemers en docenten van de leergang.

Eigenlijk moeten we het woord compliance niet gebruiken, zegt oprichter en docent van de Compliance Academie Roland Notermans. ‘De meeste mensen associëren dat met regeltjes en die zijn niet populair. Bovendien gaat compliance over meer dan het naleven van wetten en regels. Het gaat over verantwoord handelen.’ Notermans begeleidt al ruim vijftien jaar vooral commerciële bedrijven bij het professionaliseren van hun compliance-programma’s. Hij deed dat bijvoorbeeld bij Philips, ASML en Heineken.

‘Hoe doen we ons werk op een verantwoorde manier?’

‘Of het nu gaat om bedrijven of om organisaties als ziekenhuizen en woningcorporaties, ze hebben allemaal een doel of een opdracht’, legt Notermans uit. ‘Corporaties moeten zorgen voor volwaardige, betaalbare woningen voor hun huurders. Alle medewerkers – van directeur en commissaris tot verhuurmedewerker en receptionist – moeten nadenken over de vraag: hoe doen we dat op een verantwoorde manier? Dat is de essentie van compliance.’

Illustratie: Aad Goudappel

Ondertussen blijft compliance een veelomvattend begrip. We hebben het over het toepassen van wet- en regelgeving, bij corporaties is dat onder (veel) meer de Woningwet. Maar ook over de naleving van interne governance-regelingen die de integriteit en betrouwbaarheid van corporaties moeten waarborgen.

‘Dat betekent dat compliance ook gaat over het gedrag van medewerkers’, zegt Renée Hoes, concernjurist van woningcorporatie Mitros in Utrecht. ‘En over risicobeheersing en reputatiemanagement.’ Mitros is een van de grotere corporaties die al enkele jaren structureel aandacht heeft voor compliance. De meeste kleine en middelgrote corporaties zijn nog niet zo ver.

Waar is behoefte aan in de praktijk?
Hoe organiseer je compliance bij een woningcorporatie? Waar moet je beginnen? Omdat het thema voor veel verschillende functies belangrijk is, heeft Aedes corporatiemedewerkers uit verschillende Aedes-netwerken bij elkaar gebracht. Met deze ‘voorlopers’ zijn de dilemma’s en behoeften geïnventariseerd.

Vervolgens heeft Aedes met deze leden en expert Notermans een tweedaagse Leergang Compliance ontwikkeld (zie kader). De leergang is bedoeld voor bestuurssecretarissen, controllers, bedrijfsjuristen en HRM-medewerkers. Naast Notermans bestaat de docentengroep uit corporatiemedewerkers met praktijkervaring op verschillende onderwerpen. Hoes is één van de docenten.

Aedes Leergang Compliance

Deze Leergang Compliance voor corporatiemedewerkers is vanuit Aedes door en voor corporatie-medewerkers ontwikkeld in samenwerking met De Compliance Academie. ‘Het is mooi om te zien hoe dit werkt’, zegt Marc van Rosmalen , verenigingssecretaris van Aedes. ‘Samen met de leden benutten en delen we elkaars kennis; de vereniging in optima forma.’

Aedes heeft de leergang inmiddels 5 maal aangeboden en hebben er meer dan 70 mensen deelgenomen. Op 5 november 2018 is er weer een leergang gestart. 

Menno Steenland, senior bedrijfsjurist en functionaris gegevensbescherming bij woningcorporatie Elkien in Friesland, heeft de leergang dit voorjaar gevolgd. Hij is enthousiast, omdat de docenten uitgaan van vragen die leven in de praktijk en niet van een abstracte juridische invalshoek.

‘Dat helpt mij om mijn collega’s bij Elkien praktisch te adviseren over compliance-vraagstukken in plaats van ze op te zadelen met droge, starre regels.’ Met de controller en bestuurssecretaris vormt Steenland een compliance-commissie. Ook dat heeft hij geleerd van de leergang: ‘doe het niet alleen’. De commissie doet stelselmatig een compliance-check zodat medewerkers gewijzigde en nieuwe wet- en regelgeving tijdig in de werkprocessen van Elkien kunnen doorvoeren.

Gedrag
Adviseren over compliance gebeurt bij Elkien met behulp van bijvoorbeeld e-learningprogramma’s en workshops. Maar ook in bijpraatsessies met medewerkers. Daarin inventariseert Steenland eerst vragen die bij hen spelen. ‘Als we er vervolgens met elkaar over gaan praten, blijkt vaak dat medewerkers compliance-vraagstukken goed aanvoelen. En daar zelf oplossingen voor kunnen bedenken. Maar ze willen dat toetsen aan een juridisch kader.’

Steenland geeft het voorbeeld van verhuurmedewerkers die twijfelden over de wettelijke bewaartermijn van bewonersgegevens na het eindigen van een huurovereenkomst. Wat te doen als er nog sprake is van een huurschuld? De pragmatische oplossing is om de termijn in te laten gaan op het moment dat alle procedures zijn afgesloten.

‘Vaak blijken medewerkers compliance-vraagstukken goed aan te voelen. Ze willen hun oplossing toetsen aan een juridisch kader’

‘Ik leg dan uit dat dit goed past in de wettelijke regels’, zegt Steenland. ‘Zo kijken we samen hoe we ons werk op een verantwoorde manier kunnen doen. Die casussen vertalen de teams zelf vervolgens weer in interne procedures.’

Ook Judith Degen, bestuurssecretaris bij Woonbedrijf ieder1 in Deventer maakt enthousiast gebruik van de kennis die ze in de leergang heeft opgedaan. Als ‘compliance-officer’ zit zij samen met de concern controller en een adviseur Financiën in een Complianceteam. Sinds dit jaar nodigt dat team voor elke vergadering een manager uit om dieper in te gaan op de consequenties van komende (veranderingen) in wet- en regelgeving.

Ook de Leergang Compliance volgen?

Interesse in de Aedes Leergang Compliance? Neem contact op met Marc van Rosmalen, verenigingssecretaris van Aedes. Bij voldoende belangstelling zullen er voorjaar 2019 weer leergangen starten.

Na afloop van de tweedaagse leergang kunnen de deelnemers de compliance bij de corporatie beter organiseren en collega’s adviseren over compliance-onderwerpen. Een pragmatisch plan van aanpak maakt deel uit van het programma.

Binnenkort is dat bijvoorbeeld de manager die te maken krijgt met de nieuwe Omgevingswet. ‘In 2017 lag bij onze corporatie de focus op de wettelijke compliance’, zegt Degen. ‘Daarbij was de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) de grootste klus. Veel werk, maar een traject met duidelijke eisen en heldere deadlines.’

Dit jaar is Woonbedrijf ieder1 ook nadrukkelijk aandacht gaan schenken aan gedragscompliance. ‘We zijn begonnen met een meting van de integriteitsbeleving onder de medewerkers’, zegt Degen. ‘De respons was hoog, 67 procent vulde de vragenlijst in.

De vragen hebben bijvoorbeeld betrekking op het gedrag van directie en leidinggevenden. Komen zij hun afspraken na? Gaan ze zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie? De overgrote meerderheid van de collega’s blijkt daar positief over.’ Ze vervolgt: ‘Goed voorbeeldgedrag van leidinggevenden is een basisvoorwaarde voor een organisatie die van al haar medewerkers verlangt dat ze integer en verantwoord handelen.’

Boven water
Met de meting heeft de corporatie ook mogelijke integriteitsrisico’s boven water gekregen. ‘Zo leefde er in één team het gevoel dat vriendjespolitiek soms een rol speelde bij het vervullen van vacatures’, zegt Degen.

‘Onze bestuurder vindt dat zo’n signaal serieus genomen moet worden en heeft mij gevraagd hier met de bewuste afdeling over te praten. Vervolgens heb ik samen met de OR, personeelszaken en iemand van die afdeling onze werving- en selectieprocedure aangescherpt. Zo hebben we de mogelijkheid geschrapt om een voorkeurskandidaat aan te dragen en aan de procedure objectief te beoordelen eisen toegevoegd.

‘Begin met vastleggen van het wettelijk kader; dat geeft structuur’

Corporaties kunnen op verschillende manieren vorm geven aan een compliance-programma. Hoes adviseert om te beginnen met het vastleggen van het wettelijk kader. ‘Dat geeft structuur.’ De deelnemers aan de leergang werken samen aan een inventarisatielijst van relevante wet- en regelgeving. ‘Een mooi voorbeeld van netwerken’, vindt Steenland van Elkien. De lijst is uitgebreid en gaat van arbeidsvoorwaarden en asbest, via bouwregels en duurzaamheidsmaatregelen, tot de Woningwet en meer.

De invoering en naleving van al die regels is deels via ‘hard controls’ te toetsen. Bij Elkien gebeurt dat bijvoorbeeld in een halfjaarlijkse cyclus met de managers. Aan de hand van onder meer een risicoanalyse, het opstellen en wijzigen van procedures, en het bewaken en opvolgen van acties.

Illustratie: Aad Goudappel

Dat is een wat grijpbaarder proces dan de soft-controls die de integriteit van gedrag toetsen en bevorderen. Naast voorbeeldgedrag gaat het dan over zaken als elkaar mogen en durven aanspreken, zegt Steenland. ‘Dat kunnen medewerkers onderling doen. Bijvoorbeeld als je signaleert dat een collega bij de receptie over bewoners praat.’

‘Compliance gaat ook over mogen en durven aanspreken van elkaar’

Maar ook in teamoverleggen kunnen managers gedrag aan de orde stellen. ‘Neem bijvoorbeeld onze onderhoudsmensen die meestal de hele dag op pad zijn. Zij zijn in de wijk onze oren en ogen. Niet alleen over de woningen, maar ook over de bewoners. Hoe zorgen zij ervoor dat ze zorgvuldig met die gegevens omgaan? Is hun iPad altijd afgeschermd als ze klaar zijn met een klus? Het is goed om daar samen bij stil te staan.’

Er moet een cultuur ontstaan waarin het geaccepteerd is dat mensen hun vinger opsteken en vragen durven stellen over gevoelige onderwerpen, zegt Roland Notermans. De Woningwet komt weer ter sprake. Als het goed is, helpt die wet corporaties bij de maatschappelijke opgaven op het gebied van wonen. Maar stel dat regels uit die wet dat juist belemmeren? Dan kan het naleven van de wet schuren met verantwoord handelen.

Verbinding zoeken
‘Ook dat is precies waar compliance over gaat’, zegt Notermans. ‘Compliance-programma’s moedigen medewerkers aan te praten over botsende waarden en normen die ze in het dagelijkse werk ondervinden. Binnen hun afdeling en soms misschien met de directie. Als de Woningwet op bepaalde punten is doorgeschoten, kan Aedes die signalen neerleggen bij de politiek.’

Renée Hoes: ‘Gaandeweg kom ik er steeds meer achter dat compliance gaat over verbinding zoeken.’ Met alle medewerkers uit de organisatie, met de huurders, met de buitenwereld. Op die manier wordt het organiseren van compliance bijna een organisch proces en een onderdeel van het DNA van de corporatie.’

Dat vraagt wel een lange adem, waarschuwt ze. ‘En de steun van de directie. Zonder is een compliance-programma niet effectief.’ Dat geldt ook voor regelmatige aandacht, zegt Notermans. ‘Het is geen project dat na 1 of 2 jaar weer afgevinkt kan worden.’

Eigenlijk past compliance heel goed in de huidige trend om niet de regels en systemen centraal te stellen, maar de bedoeling, besluit Notermans. ‘Datgene waar corporaties echt voor staan. Dat vraagt om een bedrijfscultuur waarin medewerkers weer ruimte krijgen voor hun eigen verantwoordelijkheid.’

Tekst: marjon van weersch