Volgend artikel
Aedes-Magazine editie 3-2018

Achtergrond

Het ongezegde in de bestuurskamer

7 minuten leestijd

Het ongezegde in de bestuurskamer heeft invloed op de besluitvorming. Raden van commissarissen, onder meer van corporaties, moeten zich daar meer bewust van zijn om betere besluiten te kunnen nemen. Dat is een belangrijke uitkomst van het promotie-onderzoek van Marilieke Engbers, verbonden aan de Vrije Universiteit van Amsterdam, onder zeventien RvC’s van vooral corporaties.

Iedereen kent het dilemma, of het nu in een situatie op het werk is of privé, wat zeg je wel en wat zeg je niet? Ook als je graag zegt wat je denkt, zal dat niet altijd lukken. Denken gaat immers veel sneller dan praten. Dus je kán niet alles zeggen wat je denkt.

Marilieke Engbers, verbonden aan de Vrije Universiteit van Amsterdam, heeft onderzoek gedaan naar de invloed van het ongezegde in de bestuurskamer op de besluitvorming. Zij wil begrijpen hoe commissarissen verkeerde besluiten kunnen nemen, terwijl zij in de regel slim en hoogopgeleid zijn. In de corporatiesector hebben misstanden geleid tot een parlementaire enquête. Maar incidenten komen overal voor: recent besloot RvC-voorzitter Jeroen van der Veer van ING na ophef de salarisverhoging van topman Ralph Hamers terug te draaien.

Via VTW-directeur Albert Kerssies kwam Engbers in contact met de raden van commissarissen van corporaties. Tot haar verrassing waren meer dan twintig raden bereid om een kijkje in de keuken te geven. Kerssies had er vanaf het begin vertrouwen in, stelt hij. ‘In de VTW-beweging Toezicht met passie denken we al langer na hoe we samen het intern toezicht kunnen verbeteren. Daarbij gaat het niet alleen om meer kennis, maar ook om soft skills om als team betere besluiten te nemen. Dit onderzoek past daar precies in, het komt op het juiste moment.’

Kleefkracht
Uit het onderzoek blijkt dat het ongezegde in de bestuurskamer invloed heeft op de besluitvorming. Bij de complexe vraagstukken die in de raden op de agenda staan, is altijd sprake van een inhoudelijk conflict. Dat leidt al snel tot een relationeel conflict, en juist dat proberen de commissarissen volgens onderzoeker Engbers te vermijden door iets niet of verzacht te zeggen. Zij streven naar een goede relatie op de lange termijn, ook met de bestuurder (ook wel cohesie of kleefkracht genoemd). ‘Het ongezegde vermindert echter de kwaliteit van de besluitvorming, omdat niet alle informatie wordt gedeeld’, stelt Engbers.

Marilieke Engbers

Promotie-onderzoek naar ongezegde in de bestuurskamer

Marilieke Engbers, verbonden aan het Amsterdam Business Research Institute van de Vrije Universiteit van Amsterdam, heeft onderzoek gedaan naar de invloed van het ongezegde in de bestuurskamer op de besluitvorming. Vijftien RvC’s van corporaties, één van een ziekenhuis en één van een pensioenfonds gaven haar een kijkje in de keuken: zij mocht aanwezig zijn tijdens vergaderingen en na afloop interviews houden, onder strikte vertrouwelijkheid. Engbers heeft de voorlopige uitkomsten van het onderzoek op 6 april 2018 gepresenteerd tijdens een bijeenkomst van de VTW. Voor meer informatie over het onderzoek kunt u contact opnemen met de VTW, via bureau@vtw.nl.

Volgens de publieke opinie is in de bestuurskamer vaak sprake van vriendjespolitiek. ‘Dat klopt niet echt, want de RvC-leden kennen elkaar vaak niet. Maar omdat zij streven naar kleefkracht, is dit beeld wel begrijpelijk. Als je te veel vrienden bent in de raad, kan je geen goede besluiten nemen.’

Op de parkeerplaats
Wat niet gezegd wordt, gaat vaak over onderlinge relaties, over hoe het eraan toe gaat in de RvC en de relatie met de bestuurder, aldus Engbers. ‘Deze informatie wordt informeel wél gedeeld met een minderheid. Dat gebeurt dan buiten de vergadering om, bijvoorbeeld na afloop op de parkeerplaats. Zo kan er onbedoeld een aparte coalitie ontstaan. Als RvC-leden en/of de bestuurder een klik hebben, beïnvloedt dat de manier waarop zij naar elkaar luisteren.’

Engbers onderscheidt verschillende typen RvC’s op basis van hoeveel ongezegd is én de mate van cohesie. Bij verreweg de meeste raden is sprake van schijncohesie. ‘De RvC is bijvoorbeeld een geoliede machine, de leden hebben een eigen expertise en een duidelijke taak, maar zij denken inhoudelijk verschillend en spreken daarover niet of te weinig. De besluiten die zij nemen, weerspiegelen de diversiteit in de RvC onvoldoende.’ Een RvC waarin daarentegen weinig ongezegd blijft en toch veel cohesie is, valt onder de categorie agree to disagree. Die komt minder vaak voor. ’De leden weten van elkaar dat zij van mening verschillen en respecteren dat ook. Niet iedereen is het eens met het besluit.’

Denkproces
Volgens Engbers kan er ook sprake zijn van een spiraal van het ongezegde. ‘Als iemand voelt dat een ander iets niet zegt in de RvC, dit vervolgens niet bespreekt maar wél speculeert over de intenties van de ander, dan merken anderen dat ook. Dan kan het (potentiële) misverstand steeds moeilijker uit de weg geruimd worden. Vooral in geval van een spiraal van het ongezegde tussen bestuurder en RvC kan dit grote gevolgen hebben voor de organisatie.´

‘Altijd zeggen wat je denkt is ook te simpel. Het gaat er vooral om dat je begrijpt hoe het denkproces werkt’

Onderzoeker Engbers hoopt dat de VTW-leden met elkaar in gesprek gaan en bewuster omgaan met het ongezegde. ‘Ik bied geen kant-en-klare oplossingen aan. Altijd zeggen wat je denkt is ook te simpel. Het gaat er vooral om dat je begrijpt hoe het denkproces werkt. Leden van de RvC die reflecteren over “wat denken en voelen we, maar zeggen we niet én waarom niet”, blijken dat prima te kunnen verwoorden. Vooral door stil te staan bij wat anderen denken maar niet zeggen, ontstaat er een nieuw inzicht in een (ontstane) situatie, waardoor een oplossing of een besluit dichterbij komt. Bovendien leren de RvC-leden meer over elkaar en daardoor meer over hoe besluiten in een team tot stand komen. De raad leert hierdoor betere besluiten te nemen.’

Besluit als team
Engbers geeft twee suggesties waarmee RvC’s aan de slag kunnen. Op de eerste plaats zouden de raden moeten kijken naar hoe zij gezamenlijk de agenda van de vergadering bepalen: wat bespreek je wel of niet, kort of uitgebreid, en vooral wel of niet met de bestuurder? Alle RvC-leden moeten voldoende inbreng in de agenda hebben en niet alleen de voorzitter. Tijdens de RvC-vergadering moet de voorzitter ervoor zorgen dat alle meningen worden gehoord. ‘Er zijn veel redenen waarom een RvC-lid iets niet zegt, zeker als een bestuurder of een gast aanwezig is. Daar moet de voorzitter zich bewust van zijn.’

‘Je neemt als team een besluit, niet als individu’

Een tweede suggestie is bijscholing over denkprocessen en hoe die van invloed kunnen zijn op de besluiten die de RvC neemt. ‘Je neemt als team een besluit, niet als individu. Als je als team samen meer wil leren over (biased) denkprocessen in teams, valt er meer winst te behalen. Als je weet hoe iedereen denkt over hoe je tot een besluit moet komen, kom je samen tot betere besluiten.’

Bespreekbaar maken
Volgens VTW-directeur Kerssies is de eerste stap dat de leden van de VTW zich bewust worden van het ongezegde in de bestuurskamer en dit expliciet bespreekbaar maken. Dat geldt ook voor de raden van commissarissen die vinden dat ze in een mooi team samenwerken, waarin iedereen elkaar vertrouwt. ‘Ook dan zeg je soms dingen liever niet. Omdat je een ander niet wil kwetsen of je denkt dat je te weinig over het onderwerp weet. Het is goed om daar met elkaar over in gesprek te gaan.’ Ook wil de VTW kennis over dit thema delen: eind september houdt de vereniging een congres over toezicht met passie, waarin Engbers een interactieve masterclass geeft. Ook denkt de VTW na over een nadere invulling in het opleidingsprogramma.
Volgens Engbers gaat het niet alleen om de afzonderlijke RvC’s die stappen moeten zetten, maar gaat haar onderzoek de hele sector aan, inclusief de Autoriteit woningcorporaties (Aw). ‘Tussen de Aw en de corporaties is ook veel ongezegd. Hierover reflecteren kan de relatie tussen de autoriteit en de corporaties helpen verbeteren.’

Rixt Heegsma: ‘Het ongezegde gaat ook om dialoog met huurders’

De RvC van Mercatus Emmeloord heeft meegedaan aan het onderzoek naar het ongezegde in de bestuurskamer. Rixt Heegsma is vice-voorzitter.

De RvC-leden van Mercatus zeiden direct ‘ja’ op de oproep om mee te doen aan het onderzoek. ‘We zijn een lerend team, gretig naar nieuwe inzichten. We willen ook de relatie met de belanghouders, zoals de huurders, versterken. Daarin gaat het ook om de dialoog, wat zeg je wel en wat zeg je niet.’

Afwijkende standpunten
Volgens Heegsma heeft het onderzoek belangrijke inzichten opgeleverd. ‘Allereerst het besef dat je veel meer denkt dan je zegt. En als RvC kunnen wij vaker de confrontatie aangaan, door afwijkende standpunten in te nemen. Het loopt bij ons soepel, en dat voelt goed, maar we kunnen soms beter kiezen voor agree to disagree.’

Foto: Patricia Pietersen

Rixt Heegsma: ‘Als RvC kunnen wij vaker de confrontatie aangaan, door afwijkende standpunten in te nemen’

De RvC wil ook op een andere manier de agenda vaststellen en vergaderen. ‘We keken al kritisch naar onze overvolle agenda om meer ruimte te maken voor het bespreken van belangrijke onderwerpen. Maar dat gaat vooral over inhoud. Hóe komen we dan tot een besluit? Het is belangrijk dat de perspectieven van alle leden op tafel komen.’

Maatschappelijk belang
Volgens Heegsma past het onderzoek naar het ongezegde in de beweging Toezicht met passie. ‘We kunnen het onderzoek niet los zien van ons maatschappelijk belang. We moeten ons verbinden met onze belanghouders. Daarin gaat het ook om cultuur en gedrag.’

Marjon Roefs: ‘Belangrijk om te weten hoe iedereen in de wedstrijd zit’

Als RvC-lid van Beter Wonen IJsselmuiden woonde Marjon Roefs de VTW-bijeenkomst over de eerste uitkomsten van het onderzoek naar het ongezegde in de bestuurskamer bij. De RvC van Beter Wonen heeft niet meegedaan aan het onderzoek.

Marjon Roefs die in haar werk onder meer zelfevaluaties van RvC’s van corporaties begeleidt, was nieuwsgierig naar de uitkomsten van het onderzoek. ‘Het gaat in de raad niet alleen over de inhoudelijke kennis die je hebt, maar ook steeds meer over wie je bent en wat je persoonlijke dilemma’s zijn. Wat zeg je wel of niet, past in die ontwikkeling.’

Bespreekbaar
Volgens haar moeten raden het ongezegde in de bestuurskamer bespreekbaar maken. ‘Een RvC is een team met verschillende spelers. Het is belangrijk om te weten hoe iedereen in de wedstrijd zit en waar een mening vandaan komt. Als het nodig is moet je doorvragen, en vooral niet invullen voor de ander.’

Foto: Sacha Wunderink

Marjon Roefs: ‘Als het nodig is moet je doorvragen, en vooral niet invullen voor de ander’

Ze herkende veel elementen in het verhaal van onderzoeker Engbers, zoals de gesprekken op de parkeerplaats (‘zo gaat het echt’) én de onderlinge verhoudingen in de raad die de dynamiek van een vergadering sterk kunnen beïnvloeden. ‘De rol van de voorzitter is zeer bepalend.’

Tandje erbij
Roefs stelt dat de RvC van Beter Wonen het al goed doet, met vijf commissarissen die ieder hun eigen achtergrond en karakter hebben. ‘Toch stimuleert het verhaal over de schijncohesie mij wel om een tandje erbij te zetten. Je moet niet vanzelfsprekend vinden dat altijd alles gezegd wordt. Dit onderzoek houdt iedereen een spiegel voor.’

tekst: lisette vos