Volgend artikel
Aedes-Magazine editie 1-2018

Achtergrond

Beste RvC-jaarverslag

Hoe heeft de raad zijn werk gedaan?

5 minuten leestijd

In het jaarverslag legt de raad van commissarissen verantwoording af over het afgelopen jaar. Veel raden blijken te blijven steken in een formele rapportage met veel jargon. De prijs voor het ‘beste RvC-jaarverslag’ van de VTW en Berenschot wil daar verandering in brengen. ‘Het verslag moet meer vlees en bloed hebben.’

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). De beroepsvereniging behartigt de belangen van en voor ongeveer 1.400 leden die als commissaris toezicht houden bij zo’n 300 woningcorporaties. Verder bevordert de VTW de kwaliteit en de ontwikkeling van het interne toezicht van woningcorporaties.

Trots – maar ook tot haar verrassing – nam Nelleke Huisman, commissaris bij Kennemer Wonen, eind november 2017 de prijs voor het beste RvC-jaarverslag 2016 in ontvangst. Volgens juryvoorzitter Yasin Torunoglu, PvdA-wethouder wonen in Eindhoven, sprong het jaarverslag er in positieve zin uit, omdat de RvC inzicht geeft in de maatschappelijke afwegingen die de raad heeft gemaakt. Huisman: ‘We hebben de VTW-handleiding als basis gebruikt om het jaarverslag een beetje op te schudden. Mooi dat het is gelukt.’

Het jaarverslag, waarin de RvC verantwoording aflegt, is in de basis een formele rapportage, met vaste onderdelen als het toetsingskader en de samenstelling van de raad en het rooster van aftreden. De raad kan in het jaarverslag een stap extra zetten, stelt Huisman. ‘We besteden als toezichthouder veel aandacht aan plannen, de begroting, en de uitvoering. Het is ook belangrijk om je als RvC te verantwoorden en verbinding te leggen tussen de plannen en de uitvoering. Wat heb je gedaan, wat is gelukt én wat niet? En geef in het jaarverslag een verklaring.’

Creatief en origineel
Met de komst van de Woningwet en de Governancecode Woningcorporaties in 2015 zijn de eisen aan intern toezicht verscherpt. Dat geldt ook voor de verantwoording die de RvC van een corporatie moet afleggen. Een goed jaarverslag is daarvoor van belang. De prijs van de VTW en Berenschot voor het beste jaarverslag is bedoeld om de kwaliteit van het RvC-jaarverslag te verbeteren. De VTW-handleiding RvC jaarverslag is hierbij een praktisch hulpmiddel, al moeten de raden volgens de jury óók een creatieve en originele invulling geven aan het jaarverslag.

TIPS VOOR RvC-JAARVERSLAG

1 Pak de VTW-handleiding erbij
Hierin staat het format met de onderdelen die in het RvC jaarverslag terug moeten komen.  

2 Vermijd jargon
Let op het taalgebruik dat toegankelijk moet zijn voor alle doelgroepen, inclusief de belanghouders van de corporatie, dus ook de huurder. 

3 Gebruik beeldmateriaal
Maak het jaarverslag visueel aantrekkelijk: niet alleen alinea’s grijze tekst, maar plaats ook foto’s of ander beeldmateriaal.

4 Geef inzicht in dilemma’s en afwegingen
Let op het taalgebruik dat toegankelijk moet zijn voor alle doelgroepen, inclusief de belanghouders van de corporatie, dus ook de huurder. 

Hildegard Pelzer van Governance Support heeft als jurylid – na een voorselectie op basis van een analyse van Berenschot – vijftien jaarverslagen gelezen en beoordeeld. Dat was, zo bekent ze, niet altijd een genoegen. ‘Veel verslagen zijn standaard, ze voldoen aan de formele eisen, en beschrijven vooral hoe vaak de raad bij elkaar is gekomen en dat met de belanghouders is gesproken. Maar dat zegt niet zoveel.’

Dilemma’s
Pelzer vindt dat de meeste RvC-jaarverslagen meer vlees en bloed mogen hebben. ‘Ik wil een beeld krijgen van hoe de raad haar werk heeft gedaan. Wat waren de belangrijkste thema’s en hoe heeft de raad gehandeld, wat waren de dilemma’s en afwegingen? Dan gaat het jaarverslag meer leven.’ Ze erkent dat het voor de RvC lastig kan zijn om een inhoudelijker verslag te schrijven. ´Informatie over bijvoorbeeld de gekozen strategische koers hoort eerder in het jaarverslag van het bestuur thuis. Daarin moet de raad de balans vinden. Maar het kan wél, zoals blijkt uit het winnende jaarverslag.´

Philippe Sprenger, van Berenschot, deelt die visie. Volgens hem moet het in het jaarverslag meer gaan over wat de RvC vindt. ‘Ik noem het thema statushouders. Veel corporaties zijn indertijd overvallen toen zij die groep moesten huisvesten. Dat was een ingewikkeld en lastig vraagstuk. Hoe heeft de RvC hierin gehandeld? De dilemma’s kan je dan toelichten. Dat hoeft niet heel uitgebreid, dat kan in een paar zinnen. Je laat dan zien dat je als raad vinger aan de pols houdt.’

Openheid van zaken
Het jaarverslag is een instrument om meer openheid van zaken te geven, maar het is aan de raad zelf wat zij wel of niet opschrijft. Pelzer heeft als jurylid andere documenten, zoals de beoordelingsbrief van de Autoriteit woningcorporaties en het visitatierapport, geraadpleegd om te checken welke thema’s bij de corporaties hebben gespeeld. ‘Als je een jaarverslag leest, weet je niet wat je mist. Als ik in het visitatierapport lees dat belanghouders stevige kritiek hebben op de communicatie van de corporatie, en ik vind daarvan niets terug in het RvC-jaarverslag, dan vind ik dat opmerkelijk. Wat heeft de RvC hiermee gedaan? Dat wil ik weten.’

WINNENDE RvC-JAARVERSLAG: KENNEMER WONEN

Het jaarverslag van de RvC van Kennemer Wonen is de winnaar van de prijs Beste RvC jaarverslag 2016, van de VTW en Berenschot. De jury bestond deze keer uit juryvoorzitter Yasin Torunoglu, PvdA-wethouder wonen in Eindhoven, Hildegard Pelzer, directeur van Governance Support en Peter Hendriks, journalist van Follow the Money.

En dan de vraag: wordt het RvC-jaarverslag ook gelezen? Het verslag is niet alleen bestemd voor onder meer de Autoriteit woningcorporaties, maar voor alle belanghouders, onder wie de huurders. De kans is groot dat niet iedereen de inhoud kan volgen, stelt Sprenger van Berenschot. ‘Sommige jaarverslagen zijn erg lastig om te lezen, met veel jargon, en met een tekst die niet sprankelend is. Vaak is een jaarverslag ook visueel niet aantrekkelijk. Met lange teksten, en weinig of geen beeld. Dat nodigt niet echt uit om te gaan lezen.’

Wat wil de lezer weten?
Volgens jurylid Hildegard Pelzer is het moeilijk om na te gaan wie het RvC-jaarverslag leest en hoe vaak het wordt gelezen. Zij pleit voor onderzoek naar wat de lezer wil weten. ‘Ik ontving van een opdrachtgever waarvoor ik eerder had gewerkt een enquête over het jaarverslag. Ze wilden weten of ik het verslag las en wat ik interessant vond om te lezen. Dat vind ik een goed idee. Want vaak heb je daar geen zicht op. En welke informatie is voor welke doelgroep interessant? Dat weet je ook niet echt.’

Commissaris Huisman van de RvC van Kennemer Wonen, die de prijs voor het beste jaarverslag won, kan ook niet zeggen hoe vaak het winnende verslag wordt gelezen. ‘We sturen het naar de belanghouders en het staat op de website van Kennemer Wonen. Wij worstelen nog een beetje met de vraag hoe we het jaarverslag voor alle betrokkenen interessant kunnen maken. Daar kunnen we bij de VTW nog eens goed naar kijken. Er staan natuurlijk veel verwijzingen naar wet- en regelgeving in het jaarverslag. De gemiddelde lezer gelooft dat allemaal wel.’

Scherp
Los van de vraag hoe de buitenwereld het RvC-jaarverslag oppikt, dient de schriftelijke verantwoording in ieder geval een intern doel, stelt jurylid Pelzer tot slot. ‘Je staat nog een keer stil bij hoe je het als raad het afgelopen jaar hebt gedaan. Dat houdt je scherp.’ 

TEKST: LISETTE VOS